【ストレスチェック実施者と実施事務従事者とは?】役割や守秘義務の違いを解説!

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ストレスチェックは、2015年12月から常時50名以上の従業員がいる事業所における実施が義務化されています。

メンタル不調を抱えている社員を早期発見し対策・予防に役立てる取り組みとして確立しており、産業医によるサポートを得ながら適正運営する企業が多くなりました。

ところで、ストレスチェックを実施する際の「実施者」と「実施事務従事者」は、別の役割であることをご存じでしょうか。

人事権者では就けない役割もあり、ストレスチェック実施にあたっては各役割の違いをよく理解して実施することが大切です。

今回は、ストレスチェックに関わる各職の役割の違いについて紹介します。

【実施者と実施事務従事者の役割の違い】

まず、ストレスチェック実施に関わる人として、主に下記の人たちが挙げられます。

  • 事業者
  • ストレスチェック制度担当者
  • 実施者
  • 実施事務従事者

下記で、それぞれの役割を紹介します。

①事業者

事業者は、ストレスチェック制度の実施が義務付けられている事業場の運営者のことです。

企業の経営陣ではなく、各事業場の運営者を指します。

ストレスチェック導入にあたっての方針の決定や表明、費用の支出、医師による面接指導後の措置などを行います。

(※事業場=同じ会社であっても距離の離れた工場や店舗は別の事業場として扱います。また、同じ場所であっても親会社と子会社のように別法人であれば別の事業場として扱います。)

②ストレスチェック制度担当者

ストレスチェック制度担当者は、ストレスチェックが問題なく実施できているか、管理体制が適切か、詳細を確認しながら実施準備を進める存在です。

主な役割は、下記の通りです。

  • ストレスチェックの実施計画立案・スケジュールの策定
  • アウトソーシング先の選定・契約内容の確認
  • 調査票の内容考案・評価方法の決定
  • 実施時期・日程に関する通知

衛生管理者・メンタルヘルス推進担当者・定期健康診断担当者などが抜擢されることが多く、総務・人事・労務などバックオフィス部門の従業員が任命されることが大半です。

また、ストレスチェックが義務づけられている企業には、ストレスチェック制度担当者の設置が義務づけられています。

(※ストレスチェックの個人結果には触れない立場であるため、人事権者の就任が可能です。守秘義務も発生しません。)

③実施者

実施者は、医師(歯科医師含む)・保健師・厚生労働大臣が指定する研修を修了した看護師・精神保健福祉士・公認心理師など医療系専門職です。

主な役割は、下記の通りです。

  • 調査票の内容考案・評価方法の決定に関するアドバイス
  • 高ストレス者選定基準の決定
  • ストレスチェック結果に基づいた面接指導対象者のリストアップ
  • 面接指導の実施
  • 面接指導を希望しない高ストレス者への対応・提言
  • ストレスチェック結果の集団分析
  • 労働基準監督署に提出する報告書の証明

医療専門職として資格を持たない人は、実施者になることはできません。

社内に医療専門職がいない場合、協力してくれる産業医を探すなど対策が必要です。

(※ストレスチェックの個人結果に触れるため、守秘義務が課せられます。)

④実施事務従事者

実施事務従事者は、ストレスチェック実施に伴うさまざまな実務を担当します。

主な役割は、下記の通りです。

  • 調査票の回収・集計・入力
  • 調査票データの適性管理
  • 結果の封入・送付・通知
  • 高ストレス者に対する面接指導の案内
  • 面接指導を受ける従業員との日程調整

実施者が実施事務従事者になることもできますが、ほとんどの場合は自社従事者が担当することが多いでしょう。

しかし、ストレスチェックの個人結果に触れるため、管理職・人事部長など人事権者が実施事務従事者になることはできません。

一般に、総務・人事・労務などバックオフィス部門の従業員かつ人事権を持たない人が充てられます。

(※ストレスチェックの個人結果に触れるため、守秘義務が課せられます。)

(※人事部長は人事権を持つと判断されますが、人事部の一社員は人事権を持つとは見なされません。)

【ストレスチェック時の注意点】

ストレスチェック時の注意点

ストレスチェックをするにあたり、担当者を決める際は下記の内容に注意しておきましょう。

場合によっては違法性が指摘されるなど重大なトラブルに発展することがあるため、慎重になる必要があります。

➢ 実施事務従事者になれる人・なれない人が存在する

前述の通り、人事部長など、人事権を持つ人は実施事務従事者になれません。

同様に、代表取締役・専務なども実施事務従事者になることは禁止されています。

これは、ストレスチェックの結果次第で人事案に影響が出ることを防ぐためのものです。

万が一部下が高ストレス者と診断された場合、「長期間に渡るビッグプロジェクトや責任のあるポジションには任命しない方がいいかもしれない」と考える心理が働くでしょう。

偏見なく人員配置しようと思っていても、一度知ってしまったことを忘れてフラットな心理状態に戻すことはなかなか難しいものです。

ストレスチェックは、会社にとって最適な人員配置をするための制度ではありません。

従業員ひとりひとりにメンタルヘルスと向き合う機会を提供し、万が一高ストレス者がいれば医師など医療専門職とつながるサポートを提供するための制度です。

ストレスチェックがマイナスインセンティブとならないよう、十分配慮して実施しましょう。

➢ 実施者・実施事務従事者は守秘義務を負う

ストレスチェックの個人結果は当然、個人情報に該当します。

会社で実施したものであってもむやみに結果を共有することはできず、原則として本人・実施者・実施事務従事者のみに知らされます。

(本人の同意が得られた場合は、ストレスチェック担当者などの関係者にも開示が可能です。)

そのため、実施者・実施事務従事者は守秘義務を負うことを覚えておきましょう。

特に実施事務従事者の守秘義務徹底は不可欠です。

同じ会社で働く上司・同僚にも結果情報を漏洩することはできないため、「うっかり情報漏れ」を防ぐためにも調査票や入力データなどは厳重に扱う必要があります。

鍵のかかる保管庫を用意する、ストレスチェックの管理業務は別室(会議室など)でおこなう、データファイルにパスワードをかけるなど、対策していきましょう。

【ストレスチェックを成功させるコツ】

ストレスチェックを成功させるコツ

最後に、ストレスチェックを成功させるコツを紹介します。

「人事権者を実施事務従事者にしてしまった」「守秘義務を徹底できず従業員に不安を与えてしまった」などの対応ミスが重大なトラブルにつながることもあります。

上記のようなうっかりミスを防ぐためにも、下記を参考にしてみましょう。

➢ 実施事務従事者の負担を軽減できるストレスチェックツールを活用する

ストレスチェックにおいて、実施事務従事者にかかる負担は多大なものとなります。

守秘義務が課せられる立場でありながら役職者ではないことが多く、現場と経営陣の板挟みになることがあるでしょう。

事務作業のボリュームも多いため本来であれば専従の実施事務従事者を置きたいものですが、人員配置ロスが出やすいことも悩みの種です。

実施事務従事者は、必ずしも社内の従業員である必要がありません。

ストレスチェックツールなどを活用し、社外に実施事務従事者を立てることを検討しておきましょう。

➢ 自社のポリシーを理解してくれる産業医を選定する

産業医は、「高ストレス者」の基準を考えたり実際の面接指導をしたりする重要なポジションです。

普段から産業医として提携している医師に依頼することがベストですが、ストレスチェックに関する知見の深さや面接指導に対する考え方・スタンスは医師により大きく異なる現状があります。

自社のポリシーや社風などを共有できていないと、「就業制限が続発してかえって現場が混乱した」などのミスマッチが生じるため注意が必要です。

ストレスチェックに特化した産業医を選定するなど、個別に対策してもよいでしょう。

【まとめ】

ストレスチェックの実施前には、関与するスタッフそれぞれの役割・仕事内容を正しく理解しておく必要があります。

守秘義務を徹底するなど基本的な配慮を欠かすことなく、自社従業員の全員が安心してストレスチェックを受けられる環境を構築していきましょう。

フェアワークでは、ストレスチェックツール「Fair-lead」を提供しています。

産業医経験・臨床実績豊富な精神科医が開発・運営しているツールであり、ストレスチェックのプランニングから実施・面接指導・受診勧奨・各種研修・職場環境改善までワンストップで対応することが可能です。

なるべく自社負担を減らしながらストレスチェックを成功させたい場合は、お気軽にご相談ください。

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